Un renouvellement de parc informatique laisse souvent derrière lui une salle pleine d'appareils : portables, tours, écrans, serveurs, équipements réseau, câbles. Avant de vendre ce matériel, une étape fait toute la différence : savoir exactement ce que vous avez. Un inventaire clair vous donne une vue d'ensemble, permet à l'acheteur de préparer une offre plus précise et évite qu'un appareil soit oublié au moment du ramassage.
Pas besoin d'un logiciel de gestion des actifs pour y arriver. Pour la plupart des entreprises, un tableur bien structuré, quelques photos et une vérification sur place suffisent. Voici comment vous y prendre.
Définir le but de l'inventaire
Une liste tenue pour le soutien informatique contient souvent l'utilisateur assigné, la garantie ou les logiciels installés. Pour la revente, ces détails sont inutiles. Ce qui compte, c'est l'identité de l'appareil, son état, la quantité, l'emplacement et tout ce qui influence la valeur ou la manutention.
Fixez une date de fin pour la liste et confiez-la à une seule personne. Ainsi, un appareil réaffecté, déplacé ou jeté entre-temps ne restera pas dans le tableur par erreur.
Quoi noter pour chaque appareil
Prévoyez une ligne par modèle (ou par appareil lorsque c'est utile), avec les colonnes suivantes :
- Type : portable, ordinateur de bureau, écran, serveur, stockage, switch, téléphone IP, tablette, imprimante, etc.
- Marque et modèle : le nom exact inscrit sur l'étiquette plutôt qu'une description vague. « Portable 14 pouces » ne dit pas grand-chose ; le numéro de modèle complet, oui.
- Quantité : surtout pour les appareils identiques et les accessoires.
- Configuration : processeur, mémoire et stockage pour les ordinateurs ; nombre de disques, alimentations et rails pour les serveurs ; nombre et type de ports pour les switchs.
- État : fonctionnel, démarre, non testé, endommagé ou pour pièces.
- Emplacement : étage, local, entrepôt ou succursale.
- Données : stockage présent ou non.
Les numéros de série, au besoin
Pour un lot de quelques écrans ou d'accessoires, une quantité suffit. Pour les appareils de plus grande valeur (portables, serveurs, stockage, équipements réseau), ou si votre politique interne exige un suivi appareil par appareil, notez aussi le numéro de série ou l'étiquette d'inventaire. Beaucoup de systèmes de gestion permettent d'exporter directement cette liste : inutile de tout retaper.
Des termes constants
Si une personne écrit le nom de la gamme et une autre « portable gris 14 pouces », le lot devient difficile à trier. Choisissez une convention (la marque, puis le modèle) et un vocabulaire d'état commun, puis tenez-vous-y du début à la fin.
Regrouper le matériel de façon logique
Une fois la liste faite, regroupez physiquement les appareils par famille : les portables ensemble, les écrans empilés par taille et par modèle, les équipements réseau dans une même zone, les serveurs et le stockage à part. Inutile de tout mettre en boîte : chez Techno Lot, l'équipe emballe, charge et transporte le matériel. Un regroupement de base facilite simplement l'évaluation et réduit les risques d'erreur.
Profitez-en pour faire une vérification rapide : les quantités du tableur correspondent-elles à ce qui se trouve sur place ? Après un déménagement ou la fermeture d'un service, des appareils traînent souvent dans des bureaux, des locaux d'entreposage ou des succursales.
Libérer les verrous avant la revente
Un appareil encore lié à votre entreprise peut être impossible à réutiliser. Avant le ramassage, demandez à votre équipe TI de :
- retirer les mots de passe BIOS ou UEFI des ordinateurs ;
- désinscrire les appareils de votre solution de gestion des appareils (MDM) et de l'inscription automatique ;
- dissocier les comptes et désactiver les verrous d'activation des tablettes et des téléphones ;
- remettre les équipements réseau à leurs paramètres d'usine lorsque c'est possible.
Si certains appareils ne peuvent pas être déverrouillés, indiquez-le dans la liste. Cette information influence l'évaluation, et il vaut mieux la connaître dès le départ.
Ne mettez jamais de mots de passe, d'identifiants d'administrateur ou de clés de chiffrement dans le tableur destiné à l'acheteur. Une colonne de statut (« déverrouillé », « verrou présent ») suffit amplement.
Ne pas oublier les accessoires
Chargeurs, stations d'accueil, câbles d'alimentation, pieds d'écran, rails de serveur, modules et alimentations : ces éléments font partie de la valeur des appareils. Rassemblez-les avec le lot et indiquez leur nombre. Un portable avec son chargeur ou un serveur avec ses rails est plus facile à remettre en service, donc à revendre.
Jusqu'où aller dans le détail ?
Le bon niveau de détail dépend de la taille et de la nature du lot. Pour une vingtaine d'appareils courants, une liste concise et quelques photos suffisent généralement. Pour la fermeture d'une salle de serveurs ou le renouvellement complet d'un parc, une exportation de votre système de gestion des actifs fait gagner beaucoup de temps aux deux parties.
Dans tous les cas, mieux vaut envoyer l'information que vous avez déjà que de retarder la démarche pour retrouver chaque détail. Une ligne « 12 portables, modèle à confirmer, état non testé » est plus utile qu'une liste parfaite qui n'arrive jamais. L'évaluation se précise ensuite au besoin.
Les photos qui aident vraiment
Quelques photos bien choisies valent mieux qu'une centaine prises au hasard :
- l'étiquette du modèle et du numéro de série des appareils de plus grande valeur ;
- une vue d'ensemble de chaque groupe (palette d'écrans, pile de portables, rack) ;
- l'avant et l'arrière des serveurs et des équipements réseau ;
- les défauts visibles : écran fissuré, boîtier abîmé, pièces manquantes.
Les données : ce que Techno Lot prend en charge
Repérez tous les appareils qui contiennent du stockage : ordinateurs, serveurs, stockage réseau, disques externes, tablettes, téléphones, imprimantes multifonctions. Indiquez simplement dans la liste si un stockage est présent.
Vous n'avez pas à retirer ni à détruire les disques vous-même. Techno Lot procède à l'effacement sécurisé des données et remet un certificat de destruction des données, sans frais. Les disques conservent ainsi leur valeur, et vous gardez une preuve pour vos dossiers. Si votre politique interne exige un traitement particulier, mentionnez-le dès votre demande.
Après le ramassage : garder une trace
Conservez la version finale de l'inventaire, avec la date du ramassage et les écarts constatés. Le paiement se fait en deux temps : la moitié au ramassage, le solde après l'inspection (15 jours ouvrables au maximum). Si l'état réel d'un appareil diffère de sa description, l'offre est ajustée en conséquence : une raison de plus de décrire l'état avec honnêteté. Ce dossier vous servira aussi pour vos rapprochements internes, vos vérifications et la radiation des actifs.
Prêt à passer à l'étape suivante ? Selon votre matériel, consultez nos pages sur le rachat d'ordinateurs portables en lot ou le rachat de serveurs et de stockage, puis envoyez votre liste par la soumission : vous recevrez une offre dans les 24 heures.
En résumé
Un bon inventaire de revente indique le type, le modèle, la quantité, la configuration et l'état de chaque appareil, avec les numéros de série au besoin. Regroupez le matériel par famille, libérez les verrous, rassemblez les accessoires et prenez quelques photos utiles. Pour le reste (emballage, transport, effacement des données et certificat), Techno Lot s'en charge.
